Sistem Penomoran Rekam Medis

Pasien yang melakukan kunjungan ke Rumah Sakit harus mengetahui alur prosedurnya mulai dari alur pelayanan ke Rawat Inap,Rawat Jalan,Rawat Darurat,dan instansi pelayanan lainya.Dan semua alur tersebut dimulai dari TPP (Tempat Pendaftaran Pasien).

Pasien yang mendaftar akan dibuatkan berkas Rekam Medis dan Nomor rekam medis.kegunaan dari nomor rekam medis pada prinsipnya sebagai identitas penyimpanan berkas.Kenapa berkas rekam medis harus disimpan berdasarkan nomor bukan nama pasien,karena dengan nomor akan lebih mudah di jajarkan,diambil kembali saat diperlukan.Tentu ini lebih baik daripada berkas pasien disimpan berdasrkan namanya karena berkas akan sulit dilacak bila ada beberapa pasien yang memiliki nama yang sama dan hampir sama.

Ada 3 model sistem penomoran yang bias diterapkan yaitu :

1.       Sistem Penomoran Seri

2.       Sistem Penomoran Unit

3.       System penomoran seri unit

Seperti yang dijelaskan sebelumnya pada intinya penomoran ini berfungsi untuk penyimpanan berkas rekam medis,sehingga nomor tersebut akan menjadi petunjuk apa bila berkas rekam medis digunakan saat pasien berkunjung kembali ke rumah sakit.dari Pemahaman tersebut bisa di simpulkan bahwa sistem penomoran rekam medis adalah cara yang digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis berdasar nomor pengenal ( Record Number ).Pemberian nomor tersebut diberikan pertama kali untuk kunjungan baru pasien.

Berikut penjelasan dari masing-masing system penomoran:

Pada system ini setiap pasien berkunjung ke rumah sakit akan di buatkan berkas rekam medis dengan nomor rekam medis baru,jadi bila pasien berkunjung 3 kali maka pasien memiliki 3 nomor rekam medis yang berbeda.Nomor rekam medis pasien juga tercatat dalam KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) yang berbeda (*KIUP akan dibahas pada artikel lainya,dan berkasnya pun disimpan terpisah sesuai dengan nomor rekam medis masing-masing.keuntungan dari system ini adalah pasien dilayani lebih cepat tapi akibatnya berkas akan cepat menumpuk sehingga di butuhkan ruang penyimpanan yang luas dan sulit melacak riwayat penyakit pasien tersebut karena akan membutuhkan banyak waktu untuk mengumpulkan berkas pasien yang memiliki banyak nomor rekammedis yang berbeda.

Adalah gabungan antara penomoran seri dan unit. Yaitu setiap pasien berkunjung akan diberikan nomor baru,namun berkas lama dan nomor rekam medis lama pasien tidak dipisahkan dengan nomor rekam medis dan berkas rekam medis baru pasien.Kelebihan dari system ini adalah terkumpulnya berkas rekam medis pasien dan memudahkan dalam retensi berkas rekam medis.kekurangannya akan menimbulkan terlalu banyak nomor rekam medis untuk satu pasien dan susah melacak nomor rekam medis lama pasien apabila pasien lupa membawa kartu berobatnya sehingga bias menyebabkan nomor rekam medis pasien yang baru akan terpisah dengan nomor rekam medis lama pasien.

Dari ketiga system penomoran rekam medis diatas yang paling dianjurkan adalah system penomoran seri karena 1 nomor rekam medis untuk 1 satu pasien akan memiliki 1 kumpulan berkas rekam medis dari berbagai pelayanan yang didapatkan pasien tersebut.lantas muncul pertanyaan kenapa data berkas rekam medis harus terkumpul sama-sama dan tidak dianjurkan terpisah,jawabanya adalah karena data tersebut berguna untuk mengetahui kronologi penyakit dan kronologi riwayat pelayanan pasien ,kronologi penyakit ini sangat diperlukan untuk mengetahui seberapa jauh perkembangan penangan penyakit tersebut dan kronologi riwayat pelayanan berguna untuk mengetahui seberapa efektif penanangan yang telah dilakukan,misalnya dengan ilustrasi sederhana, ada pasien pernah berkunjung dengan keluhan benturan dikepala,setelah pasien dilayani,kemudian pasien datang lagi dengan keluhan sakit kepala,dengan data kronologi , dokter bisa mengetahui bahwa pasien pernah mengalami benturan dikepala dan dokter kemudian akan menentukan tindakan apa yang harus dilakukan apakah sakit kepala yang diderita pasien ada pengaruhnya dari benturan yang pernah dialami pasien,jika tidak maka dokter bisa melakukan tindakan yang lebih tepat untuk pasien tersebut.

Untuk merubah system penomoran seri ke unit ada beberap langkah yang harus diperhatikan.

a.       Menyiapkan Lokasi penyimpanan berkas yang baru.

b.      Pelatihan petugas dalam mengetahui system kerja penomoran unit.

c.       Menentukan Tanggal Perubahan system penomoran seri ke unit.

d.      Pasien baru dibuatkan nomor rekam medis baru, dan pasien lama yang belum memiliki nomor rekam medis tertanggal perbuhanan system tersebut akan di berikan nomor rekam medis baru.

e.      Pasien lama yang mendapat nomor rekam medis baru ,berkasnya akan digabungkan dengan berkas rekam medis lama pasien.

f.        Berkas lama pasien yang tidak sempat terlacak akan di anggap sebagai berkas tidak aktif.

Sudah dibahas diatas apa itu nomor rekam medis dan kegunaanya,jadi sebagai pasien yang bijak harus tau bahwa kartu berobatnya harus disimpan dengan baik.kadang ada juga pasien yang ingin mendapatkan pelayanan yang cepat dari tempat pendaftaran sehingga pasien lama mengaku sebagai pasien baru.tanpa memperdulikan bahwa riwayat pelayanannya yang lama itu sangat penting baginya.

Sekian dari artikel ini semoga bermanfaat dan semoga kita semua sehat selalu.Aamiin